REGULAMIN

REGULAMIN UCZESTNICTWA W II KONFERENCJI NAUKOWEJ Z OKAZJI ŚWIATOWEGO DNIA ZAPOBIEGANIA SAMOBÓJSTWOM

§1. Postanowienia ogólne

1. Niniejszy Regulamin określa warunki uczestnictwa oraz zasady organizacyjne II Konferencji Naukowej z okazji Światowego Dnia Zapobiegania Samobójstwom, zwanej dalej „Konferencją”.
2. Konferencja odbędzie się w dniach 10–11 września 2026 roku na Wydziale Nauk Społecznych Uniwersytetu Gdańskiego, ul. prof. Marii Janion 7, 80-309 Gdańsk.
3. Organizatorami Konferencji są Uniwersytet Gdański, Uniwersytet SWPS oraz Fundacja DiversityPL.
4. Szczegółowe informacje dotyczące Konferencji, programu, rejestracji oraz opłat publikowane są na stronie internetowej suicydologia.eu.
5. Przesłanie formularza zgłoszeniowego jest równoznaczne z akceptacją niniejszego Regulaminu.

§2. Cele Konferencji

Celem Konferencji jest:

a) upowszechnianie wiedzy naukowej dotyczącej zdrowia psychicznego oraz prewencji zachowań samobójczych,

b) wymiana doświadczeń pomiędzy środowiskiem naukowym, medycznym, edukacyjnym, samorządowym i organizacjami społecznymi,

c) prezentacja wyników badań naukowych oraz dobrych praktyk w obszarze suicydologii,

d) promowanie działań profilaktycznych, edukacyjnych i interwencyjnych związanych z zapobieganiem samobójstwom.

§3. Rejestracja uczestników

1. Uczestnictwo w Konferencji wymaga dokonania rejestracji za pośrednictwem formularza zgłoszeniowego dostępnego na stronie suicydologia.eu.
2. Liczba miejsc jest ograniczona.
3. O udziale w Konferencji decyduje kolejność zgłoszeń oraz termin wniesienia opłaty konferencyjnej.
4. Organizator zastrzega sobie prawo do wcześniejszego zamknięcia rejestracji po wyczerpaniu limitu miejsc.
5. Każdy uczestnik zobowiązany jest do podania prawdziwych i aktualnych danych.

§4. Opłaty konferencyjne

1. Udział w Konferencji jest odpłatny zgodnie z aktualnym cennikiem opublikowanym na stronie internetowej wydarzenia.
2. Opłata konferencyjna obejmuje:
   • udział w wykładach i panelach dyskusyjnych,
   • udział w wybranych warsztatach,
   • materiały konferencyjne,
   • przerwy kawowe,
   • certyfikat uczestnictwa.
3. Koszty noclegu, dojazdu oraz wyżywienia poza zakresem wskazanym przez Organizatora uczestnik pokrywa we własnym zakresie.
4. Faktury za udział w konferencji wystawiane są przez Dział Finansowy Uniwersytetu Gdańskiego po dokonaniu opłaty.

§5. Rezygnacja z udziału

1. Rezygnacja z udziału w Konferencji wymaga przesłania informacji drogą elektroniczną.
2. W przypadku rezygnacji zgłoszonej do dnia 31 sierpnia 2026 r. Organizator zwraca 80% wniesionej opłaty konferencyjnej.
3. Rezygnacja zgłoszona po 31 sierpnia 2026 r. nie uprawnia do zwrotu opłaty konferencyjnej.
4. Nieobecność uczestnika podczas wydarzenia nie stanowi podstawy do zwrotu wniesionej opłaty.

§6. Abstrakty i wystąpienia

1. Uczestnicy zainteresowani prezentacją wyników badań mogą zgłaszać abstrakty zgodnie z wytycznymi opublikowanymi na stronie internetowej Konferencji.
2. O przyjęciu abstraktów decyduje Komitet Naukowy Konferencji.
3. Organizator zastrzega sobie prawo do odmowy przyjęcia zgłoszenia niespełniającego wymogów formalnych lub merytorycznych.
4. Program Konferencji może ulec zmianie z przyczyn organizacyjnych.

§7. Warsztaty

1. Udział w warsztatach wymaga wcześniejszego zapisu.
2. Liczba miejsc na poszczególne warsztaty jest ograniczona.
3. O zakwalifikowaniu do warsztatów decyduje kolejność zgłoszeń.
4. Organizator zastrzega sobie możliwość zmiany prowadzącego lub odwołania warsztatu z przyczyn niezależnych od Organizatora.

§8. Certyfikaty uczestnictwa

1. Każdy uczestnik otrzyma certyfikat potwierdzający udział w Konferencji.
2. Certyfikaty będą wydawane podczas wydarzenia lub przesyłane drogą elektroniczną po jego zakończeniu.

§9. Zasady uczestnictwa

1. Uczestnicy zobowiązani są do przestrzegania zasad współżycia społecznego oraz szanowania godności pozostałych uczestników.
2. Niedopuszczalne są zachowania agresywne, dyskryminujące, naruszające dobra osobiste innych osób lub zakłócające przebieg Konferencji.
3. Organizator ma prawo odmówić udziału lub usunąć z wydarzenia osobę naruszającą postanowienia Regulaminu bez prawa do zwrotu opłaty.

§10. Wizerunek

1. Konferencja będzie dokumentowana fotograficznie oraz audiowizualnie.
2. Uczestnik wyraża zgodę na nieodpłatne utrwalanie oraz rozpowszechnianie swojego wizerunku w materiałach informacyjnych, promocyjnych i sprawozdawczych związanych z Konferencją.
3. Osoby niewyrażające zgody na publikację wizerunku zobowiązane są zgłosić ten fakt Organizatorowi przed rozpoczęciem wydarzenia.

§11. Reklamacje

1. Reklamacje związane z organizacją Konferencji należy zgłaszać drogą elektroniczną w terminie 7 dni od zakończenia wydarzenia.
2. Organizator rozpatrzy reklamację w terminie 14 dni od jej otrzymania.

§12. Ochrona danych osobowych

Zgodnie z ogólnym rozporządzeniem o ochronie danych z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO) informujemy, że:

1. Administratorem danych osobowych uczestników jest Uniwersytet Gdański z siedzibą przy ul. prof. Marii Janion 7, 80-309 Gdańsk.
2. Administrator powołał Inspektora Ochrony Danych, z którym można skontaktować się pod numerem telefonu (58) 523 31 30 lub adresem e-mail: iod@ug.edu.pl.
3. Dane osobowe będą przetwarzane w celu:
   • realizacji procesu rejestracji i uczestnictwa w Konferencji,
   • realizacji obowiązków prawnych ciążących na Organizatorze,
   • wystawiania certyfikatów i dokumentów księgowych,
   • dochodzenia lub obrony przed ewentualnymi roszczeniami,
   • prowadzenia statystyk związanych z organizacją wydarzenia.
4. Podstawę prawną przetwarzania stanowią art. 6 ust. 1 lit. a, b, c oraz f RODO.
5. Dane będą przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celów przetwarzania oraz obowiązków wynikających z przepisów prawa.
6. Odbiorcami danych mogą być podmioty współpracujące z Administratorem, w szczególności dostawcy usług informatycznych, operatorzy płatności oraz podmioty uprawnione na podstawie przepisów prawa.
7. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak niezbędne do udziału w Konferencji.
8. Uczestnikowi przysługuje prawo dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych oraz cofnięcia zgody.
9. Uczestnik ma prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
10. Dane nie będą podlegały zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji ani profilowaniu oraz nie będą przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy.

§13. Postanowienia końcowe

1. Organizator zastrzega sobie prawo do zmian programu Konferencji, harmonogramu wystąpień, listy prelegentów oraz warsztatów.
2. Organizator zastrzega sobie możliwość odwołania wydarzenia z przyczyn niezależnych od Organizatora.
3. W przypadku odwołania Konferencji z przyczyn leżących po stronie Organizatora wniesione opłaty zostaną zwrócone uczestnikom.
4. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem decyzje podejmuje Organizator.
5. Regulamin wchodzi w życie z dniem publikacji na stronie internetowej suicydologia.eu.

Komitet Organizacyjny
II Konferencji Naukowej z okazji Światowego Dnia Zapobiegania Samobójstwom